Zo bouw je een bruikbare foodcostsheet voor je menukaart

Een Excelbestand helpt pas als de gegevens erin consequent zijn: dezelfde eenheden, actuele inkoopprijzen en recepturen die overeenkomen met wat de keuken werkelijk serveert. Anders oogt de uitkomst precies, maar stuurt ze je de verkeerde kant op. Zet daarom eerst de opbouw van je berekening vast. Daarna kun je gerechten naast elkaar leggen, prijzen toetsen en afwijkingen opsporen zonder de spreadsheet onnodig ingewikkeld te maken.

Welke gegevens horen in je foodcostsheet?

Begin met een ingrediëntenlijst waarin elke regel één product en één eenheid heeft. Noteer bijvoorbeeld de productnaam, leverancier, verpakkingsinhoud, prijs en datum van de prijs. Leg daarnaast per recept vast hoeveel van elk ingrediënt in één portie gaat. Zo kun je de kosten herberekenen als een leverancier een prijs wijzigt.

Gebruik vaste eenheden, zoals gram, milliliter en stuk. Een verpakking van 2,5 kilo moet voor een recept in grammen worden omgerekend; voorkom dat de ene regel kilo’s en de andere grammen gebruikt. Voeg waar nodig een aparte kolom toe voor het bruikbare gewicht na schoonmaken of snijden. Neem verliezen alleen mee als je ze meet of betrouwbaar kunt onderbouwen.

Een werkbare indeling bestaat uit drie tabbladen:

• Ingrediënten: inkoopprijs, verpakkingshoeveelheid, rekeneenheid en prijs per rekeneenheid.
• Recepten: gerecht, ingrediënt, hoeveelheid per portie en berekende ingrediëntkosten.
• Menukaart: verkoopprijs, totale ingrediëntkosten, foodcostpercentage en brutobijdrage per gerecht.

Een spreadsheet kan deel uitmaken van je administratie, maar vervangt niet de onderliggende facturen en voorraadgegevens. De KVK noemt facturen, in- en verkoopgegevens en voorraadadministratie als onderdelen van de bedrijfsadministratie en geeft aan dat Excel een mogelijke manier is om zelf te boekhouden. (kvk.nl)

Hoe bereken je de kosten per portie?

Bereken eerst voor ieder ingrediënt de prijs per gram, milliliter of stuk. Deel de prijs van de verpakking door de hoeveelheid in die verpakking. Vermenigvuldig die eenheidsprijs vervolgens met de hoeveelheid die het recept per portie gebruikt. Tel de ingrediëntkosten bij elkaar op.

Voorbeeld van de spreadsheetlogica:

Ingrediëntkosten per portie = gebruikte hoeveelheid × prijs per rekeneenheid

Totale receptkosten = som van alle ingrediëntkosten per portie

Foodcostpercentage = totale receptkosten ÷ verkoopprijs × 100

Gebruik in Excel bijvoorbeeld een verwijzing naar de ingrediëntentabel, zodat prijswijzigingen automatisch doorwerken in de receptberekening. De precieze formule hangt af van de kolommen die je kiest; belangrijker is dat iedere receptregel naar dezelfde actuele prijsbron verwijst.

De uitkomst is de directe ingrediëntkost volgens je recept. Ze is niet hetzelfde als de volledige kostprijs van een gerecht: arbeid, energie, huur, derving en overige bedrijfskosten staan hier niet automatisch in. Voor het bredere verschil tussen foodcost en marge kun je ook de uitleg over kosten en marge per gerecht gebruiken.

Wat vergelijk je per gerecht en voor de hele kaart?

Per gerecht zijn de totale ingrediëntkosten en het foodcostpercentage nuttig, maar bekijk ze naast de verkoopprijs en de brutobijdrage. Die laatste is hier de verkoopprijs minus de berekende ingrediëntkosten. Een gerecht met een lager percentage levert niet noodzakelijk meer euro’s per verkochte portie op.

Voor de hele kaart tel je niet simpelweg de percentages van alle gerechten bij elkaar op. Vergelijk de totale ingrediëntenkosten met de totale omzet van de gerechten in dezelfde periode. Als je verkoopgegevens hebt, kun je per gerecht de verkochte aantallen meenemen:

Totale ingrediëntenkosten = som van (kosten per portie × verkochte porties)

Gewogen foodcostpercentage = totale ingrediëntenkosten ÷ totale omzet × 100

Zorg dat de omzetbasis consequent is. In Nederland valt eten en niet-alcoholhoudende drank in horecabedrijven volgens de Belastingdienst onder het 9%-btw-tarief; voor alcoholhoudende drank geldt het 21%-tarief. Als je verschillende tarieven verkoopt, houd die verkoopgroepen gescheiden en controleer welke bedragen je voor je analyse gebruikt. (belastingdienst.nl)

Hoe zet je de berekening stap voor stap op?

1. Maak een ingrediëntenlijst. Geef elk ingrediënt een herkenbare naam en vaste rekeneenheid.
2. Voer verpakkingsprijzen in. Noteer de hoeveelheid per verpakking, de prijs en wanneer die prijs is gecontroleerd.
3. Bereken de eenheidsprijs. Deel de verpakkingsprijs door de hoeveelheid in de verpakking.
4. Leg recepturen per portie vast. Gebruik de hoeveelheden die de keuken werkelijk afweegt of schenkt.
5. Tel de kosten per gerecht op. Laat de spreadsheet de portiekosten automatisch berekenen.
6. Voeg verkoopprijzen en verkoopgegevens toe. Daarmee kun je zowel per gerecht als gewogen over de kaart rekenen.
7. Maak een controledatum zichtbaar. Zo zie je welke prijzen of recepten opnieuw moeten worden nagekeken.

Houd verspilling buiten de receptkost als je die niet meetbaar kunt toewijzen, maar negeer haar niet in de bedrijfsvoering. Noteer bijvoorbeeld apart wat wordt weggegooid en waarom. Een aparte registratie helpt je zien of het probleem ontstaat door te grote porties, voorraadbeheer of een ingrediënt dat weinig wordt gebruikt; tips om voedselverspilling in de keuken te beperken staan los van de receptberekening.

Hoe controleer je of de uitkomst klopt?

Controleer eerst de invoer: komen verpakkingsinhoud, prijs en rekeneenheid overeen met de factuur? Klopt de receptuur met de portie die daadwerkelijk uit de keuken gaat? Een verkeerd ingevoerde gramhoeveelheid kan een berekening vertekenen zonder dat Excel een foutmelding geeft.

Vergelijk daarna de theoretische uitkomst met de werkelijkheid. Kijk naar inkoopfacturen, voorraadbewegingen en verkochte aantallen over dezelfde periode. De KVK adviseert ondernemers om hun administratie regelmatig te controleren en facturen, in- en verkoopgegevens en voorraadadministratie bij te houden.

Gebruik de spreadsheet ten slotte als beslisinformatie, niet als automatische prijszetter. Een gerechtprijs hangt ook samen met onder meer personeel, vaste lasten, positionering en wat gasten bereid zijn te betalen. Werk verkoopprijzen en recepturen bij wanneer de onderliggende gegevens veranderen en leg vast welke aannames je hebt gebruikt.